Januar 2026. Ihr plant das Jahr, überprüft eure Preise, rechnet das letzte Quartal ab – und fragt euch: Die tatsächlichen Stunden in Projekt X? Unklar. War eure Arbeit für den Kunden Y profitabel? Wo versickert die Zeit? Und wie kommen die Überstunden im Dezember zustande?

Digitale Zeiterfassung ist 2026 nicht nur Pflicht, sondern euer Hebel für profitable Projekte und gesunde Arbeitszeiten.

Was ist digitale Arbeitszeiterfassung? Die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten – Beginn, Ende, Pausen und Projektzuordnung – per App, Software oder Web-Tool. Im Gegensatz zu Excel-Listen oder Stundenzetteln: skalierbar, auswertbar und rechtssicher.

Das heißt konkret: Moderne Zeiterfassung verbindet EU/DACH-Compliance mit messbarem Nutzen – bessere Kalkulation, weniger Scope Creep (die schleichende Erweiterung des Projektumfangs), faire Arbeitszeiten und deutlich schnellere Rechnungsstellung.

Was sagt das Gesetz 2026?

Die rechtliche Richtung ist eindeutig: Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Überstunden ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen (ArbZG). Die Grundlage dafür legte das EuGH-Urteil von 2019, das alle Mitgliedstaaten zu objektiven, verlässlichen Systemen verpflichtet.

Deutschland: Erfassung von Beginn, Ende und Überstunden ist Pflicht.

Österreich: § 26 AZG regelt die Aufzeichnungspflicht konkret.

Schweiz: Das SECO kennt neben der ordentlichen Erfassung auch vereinfachte Modelle (Art. 73 ArGV 1).

Die 5 wichtigsten Vorteile für Agenturen, IT-Teams, Designer, Marketeers, Freelancer und Selbstständige

1) Genauere Angebote statt Bauchgefühl

Echte Ist-Zeiten machen Angebote und Retainer realistisch: präzisere Aufwandsschätzung pro Leistung (Konzept, Design, Dev, QA, Bauleitung, …), weniger „wir haben uns verschätzt" und klarere Preise für wiederkehrende To Do’s und Aufgaben-Pakete.

2) Scope Creep früh erkennen

Arbeitszeiterfassung zeigt, wann ein Projekt aus dem Rahmen läuft, bevor es eskaliert. Besonders wertvoll für Agenturen, Architekturbüros und Freelancer, wo Änderungswünsche zum Alltag gehören.

3) Kapazitätsplanung mit echten Zahlen

Digitale Stundenzettel liefern belastbare Daten: Auslastung pro Person, echte Aufwände vs. Schätzung, realistische Sprint- und Milestone-Planung.

4) Fairness & Gesundheitsschutz

In kreativen und IT-lastigen Umfeldern entsteht Überlast oft schleichend. Ein Time-Tracking-System macht Über- und Unterstunden sichtbar und ermöglicht sauberen Ausgleich – ganz im Sinne der EU-Vorgaben zu messbarer Arbeitszeit.

5) Schnellere Abrechnung

Für Freelancer und Teams heißt das: Rechnungen in Minuten und nachvollziehbare Stundennachweise und Arbeitszeitnachweise.

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Use-Cases nach Zielgruppe

Freelancer & Selbstständige: Saubere Übersicht über Zeitinvest, schnellere Rechnungen, bessere Schätzungen für künftige Projekte.

Agenturen: Retainer-Controlling, Marge pro Kunde, Mitarbeiter-Auslastung.

Architekturbüros: HOAI-Phasen-Transparenz, Nachträge dokumentieren, Baustellen-Zeiterfassung.

Anwaltskanzleien: Mandantenabrechnung nach Stunden, Verfahrens-Tracking, Gebührennachweis.

Consulting: Projektphasen transparent machen, Tagessätze rechtfertigen, Mehraufwand dokumentieren.

IT/Softwareteams: Sprint-Realität vs. Planung, Forecasts verbessern, Tech-Debt quantifizieren.

Design-Teams: Fokuszeiten schützen, Iterationsschleifen dokumentieren, Feedback-Runden realistisch kalkulieren.

Marketing: Kampagnen-Aufwände tracken, Content-Produktion optimieren, Channel-Performance vs. Zeitinvest bewerten.

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Schlanker Start: Die 4-Wochen-Regel

1. Minimal beginnen: Erste Projekte + Aufgaben + Pausenregel
2. Self-Service: Jeder trackt die Stunden selbst
3. Datensparsamkeit: Nur erfassen, was ihr wirklich auswertet
4. Review nach 4 Wochen: Was nervt? Vereinfachen. Was fehlt? Ergänzen.

Praxis-Tipp: Startet mit einem Pilotprojekt. Die durchschnittliche Einarbeitungszeit und Akzeptanzzeit im Team liegt bei 2–3 Wochen.

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FAQ: Häufige Fragen zur Zeiterfassung 2026

Ist Zeiterfassung 2026 in Deutschland Pflicht? Ja. Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Überstunden erfassen. Ebenso sind Pausen- und Ruhezeiten zu beachten. Ein konkretes Gesetz zur Umsetzung wird erwartet, die Pflicht gilt aber bereits jetzt.

Passt digitale Zeiterfassung zu Vertrauensarbeitszeit? Ja. Flexibilität bleibt erhalten – die Zeiterfassung liefert den Nachweis, nicht die Kontrolle. Wann gearbeitet wird, entscheidet weiterhin das Team.

Was kostet eine Zeiterfassungs-Software? Von kostenlos (mit Einschränkungen) bis ca. 5–15 € pro Nutzer/Monat für professionelle Tools. Entscheidend ist, was ihr braucht: Nur Stundenerfassung, die dann aber richtig? Oder auch Projektcontrolling und Abrechnung?

Welche Zeiterfassung eignet sich für Freelancer, Selbstständige und Teams? Ideal sind schlanke Tools mit schnellem Time-Tracking, einfachem Onboarding, Projektzuordnung und Export für Rechnungen. Ohne Overhead, ohne Softwareschulung.

Was ist mit Datenschutz und DSGVO? Zeiterfassungsdaten sind personenbezogen. Wichtig: Nur erfassen, was nötig ist, Zugriffsrechte klar regeln und Daten nicht zweckentfremden. DSGVO-konforme Tools speichern Daten in der EU.

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Fazit

Digitale Arbeitszeiterfassung 2026 ist der seltene Fall, in dem Pflicht und Nutzen zusammenfallen. Sie macht Projekte kalkulierbarer, Teams gesünder und die Abrechnung schneller.

Und wenn ihr im Januar 2027 zurückblickt? Werdet ihr vielleicht auf ein Jahr mit weniger Frust und besseren Margen schauen.

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Wie starten? Am besten mit Tyme

„Zeiterfassung kann auch Spaß machen", „Unbezahlbar eigentlich…" und „Besser geht es nicht!" – das sagen unsere Nutzer*innen.

Nicht überraschend, denn wir stehen in stetigem Austausch mit unseren Usern und lassen Kundenfeedback direkt in die Feature-Planung einfließen. Unser Ziel: Zeiterfassung echt einfach und so angenehm wie möglich machen.

Was Tyme auszeichnet:

• Synchron: Auf Mac, iPhone, iPad und Apple Watch
• Flexibel: Entwickelt für Freelancer, Selbstständige und Teams bis 50 Personen, mit Integrationen zu anderen Tools (Lexoffice, sevdesk, GrandTotal, u.a.)
• Übersichtlich & schön: Alle Zeiten, Projekte, Budgets und Analysen auf einen Blick, mit Fokus auf gutem Design
• DSGVO- & rechtskonform: Sichere Datenspeicherung auf Servern in Deutschland und gemäß EuGH-Zeiterfassungspflicht und deutschem ArbZG.
• Direkter Support: Vom Entwicklerteam
• Schlank & aktuell: Tut, was es soll – und wird stetig verbessert

Verpasse nicht unsere Happy New Year Aktion: Bis Ende Februar gibt es 20 % Rabatt aufs Jahresabo – der perfekte Zeitpunkt also, um jetzt mit sauberer Zeiterfassung zu starten.

→ Jetzt starten

Mit Apples großem macOS und iOS 26 Release und dem neuen „Liquid Glass“-Design stand für Tyme einiges an Arbeit an. macOS and iOS 26 gilt als eines der einschneidendsten Design-Updates seit macOS Big Sur: Apple hat nicht nur die visuelle Sprache beider Plattformen erneuert, sondern iOS und macOS so einheitlich erscheinen lassen wie niemals zuvor. Die Oberflächen reagieren stärker auf Licht, Tiefe und Bewegung, wirken dadurch ruhiger und gleichzeitig lebendiger. Alles fühlt sich transparenter und flüssiger an – weniger Kanten, mehr Raum, mehr Ebenen.

Was ist neu?

• Frische App-Icons für Mac und iPhone: In macOS and iOS 26 setzt Apple auf subtile Lichtkanten, weiche Schatten und den Liquid-Glass-Reflex
• Neu strukturierte Hauptnavigation & Darstellungsoptionen
• Neue, schwebende Datumsanzeige als „floating element“ im Zeiten-Screen, das leicht über dem Hintergrund zu schweben scheint. Wir haben diese Idee genutzt, um die Datumsanzeige besser sichtbar, leichter erreichbar und gleichzeitig eleganter zu gestalten
• Runderer Kantenradius für diverse Design-Elemente, passend zum neuen Betriebssystem

Die Herausforderung für uns bei Tyme besteht darin, sich in diese neue Ästhetik einzufügen, ohne die eigene, visuelle Identität zu verlieren. Unser Ziel: Tyme soll weiterhin wie Tyme aussehen, sich aber gleichzeitig sauber in die neue macOS und iOS 26-Umgebung integrieren. Parallel dazu haben wir interne Bereiche der App überarbeitet, neu sortiert und Bereiche modernisiert, die mit dem neuen Look noch klarer gestaltet werden konnten.

Wie bei jedem Apple-Update ging es uns nicht nur darum, neue Grafikelemente einzubauen. Wichtiger ist uns die Balance: Tyme soll sich vertraut anfühlen, sich aber gleichzeitig natürlich in der neuen „Liquid Glass“-Welt bewegen.

Wir haben Tyme ein kleines, aber feines Upgrade spendiert: die neue, einheitliche Suche.

Ab sofort findet ihr oben auf jeder Seite ein zentrales Suchfeld, mit dem ihr Projekte, Aufgaben, Notizen, Abrechnungsstatus, Teammitglieder und mehr aufspüren könnt.

Dank des neuen globalen Filters durchforstet Tyme automatisch alle relevanten Bereiche für euch.

Viel Spaß beim Finden 😁

Wir sind gerade dabei, eine Zapier-Integration für Tyme zu erstellen. Die Integration bietet Auslöser für die häufigsten Ereignisse in Tyme, wie das Erstellen einer neuen Aufgabe oder das Starten eines Zeiteintrags. Aktionen wie das Erstellen neuer Projekte, Aufgaben oder Zeiteinträge werden ebenfalls unterstützt.

Starte gleich hier mit deinem ersten Zap und lass es uns wissen, welche weiteren Features du benötigst, um den perfekten Workflow für deinen Einsatzzweck zu erstellen.

Die Partnerschaft von Tyme und der erfolgreichen Buchhaltungssoftware sevdesk ermöglicht es dir, deine erfassten Arbeitszeiten und die deines Teams einfach und schnell in sevdesk-Rechnungen umzuwandeln.

Mit wenigen Klicks sind deine geleisteten Stunden mit Projekten, Aufgaben und Notizen auf deiner Rechnung in sevdesk sichtbar. Frei konfigurierbar natürlich. Das geht schnell, spart dir doppelte Arbeit und verhindert Berechnungsfehler. Diese Zeiten werden in Tyme sofort als „berechnet“ markiert.

sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für alle Selbstständigen, Freiberufler:innen und Kleinstunternehmen, die aus dem Buchhaltungs-Albtraum einen Spaziergang machen wollen. Damit bedient sevdesk ein Problem, das 6,4 Millionen Selbstständige im deutschsprachigen Raum betrifft. Zufriedene Kunden:innen laut Bewertungsportalen wie Google Reviews, Trustpilot oder Provenexpert, und das starke Wachstum des Unternehmens bestätigen den Erfolg der Software, die digital, immer und überall aus der Cloud verfügbar und dank KI einfach zu bedienen ist.

Und das Beste: sevdesk gibt’s für Tyme Nutzer:Innen jetzt mit einem tollen Rabatt. Mehr Infos auf unserer Partnerseite.

Hast du manchmal zu viel Arbeit auf dem Tisch? Oder machst zu wenige Pausen? Laut dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 sollen diese Gesetze dich davor bewahren und die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten schützen.

Zu diesem Zweck sind Arbeitgebende verpflichtet, die Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen ihres Teams elektronisch zu dokumentieren.

Tyme ist hierfür das perfekte Tool für Teams und kleine Unternehmen! Mit dem Update 2024.11 wurde die Dokumentation der täglichen Pausen als letzter Baustein zur Gesetzeskonformität eingeführt.

In Tyme werden ab sofort Lücken zwischen Zeiteinträgen automatisch als Pausen erkannt.

Es ist möglich, die Pauseneinträge im Nachhinein zu verändern, zu löschen oder in Zeiteinträge umzuwandeln.

Pausen können jederzeit auch manuell zu einem Zeiteintrag hinzugefügt werden.

Außerdem kannst du definieren, welche Zeiträume als Pausen gelten sollen. So verhinderst du wenn gewünscht, daß kurze Lücken (z.B. 5 Minuten) oder lange Unterbrechungen deiner Arbeit (z.B. > 4 Stunden) von Tyme als Pausen gewertet werden.

Im Statistik-Screen hast du nun einen Überblick über deine täglichen Pausen. Und im Export "PDF Stundenzettel (Arbeit, Abwesenheit, Pausen)" werden jetzt auch deine täglichen Pausen angezeigt.

Gute Nachrichten für Euch! Wir haben eine Hookmark Integration für Tyme kreiert. Ab Tyme-Version 2024.4 kannst du aus jedem Zustand von Tyme ein Bookmark, also einen Link machen – egal ob Zeiteintrag, Projekt oder Aufgabe. So findest du schneller, was du suchst!

Kennst du Hookmark? Hookmark macht aus ALLEM einen Link und das mit nur einem Shortcut. Die Suche nach digitalen Ressourcen wie Dokumenten, Notizen, Skizzen, Dateien, Aufgaben, E-Mails und Zahlen kostet unnötig Zeit und verzögert jeden Projektablauf. Hookmark verlinkt die Informationen und ermöglicht dir, mit nur einem Klick darauf zuzugreifen und sie im Team zu teilen.

Hookmark ist das ideale Tool für alle, die sich einen raschen, reibungslosen Arbeitsprozess wünschen.

Hol dir Hookmark! https://hookproductivity.com

Die Tyme Community ist einfach die Beste! Ein Tyme Nutzer hat eine Tyme Erweiterung für Raycast gebaut. Damit ist es ab sofort möglich, deine Aufgaben direkt im Raycast App Launcher zu starten und zu stoppen!

Kennst du Raycast? Raycast ist ein blitzschneller und vollständig erweiterbarer App Launcher. Mit Raycast kannst du deine täglichen Aufgaben erledigen, Rechnen, Links teilen und deine Produktivität steigern – das bessere Spotlight sozusagen. Raycast ist das ideale Tool für alle, die gerne Zugriff auf jede App in einem einzigen Fenster haben.

Teste Raycast! https://www.raycast.com

Tyme Erweiterung herunterladen https://www.raycast.com/store

Mit dem neuen Release von Tyme haben wir ein paar wichtige, von euch gewünschte Neuerungen integriert.

Live Activity und Home Screen Widgets Update

Nach dem Stoppen eines Timers kannst du deine zuletzt benutzen Timer im Widget oder der Live Activity erneut starten. Es werden bis zu vier zuletzt benutzte Aufgaben angezeigt. Das ist ein Gamechanger, denn: Von nun an kannst du ohne Tyme auf dem iPhone zu öffnen einen deiner letzten Timer starten. Die Live Activity liegt direkt zugänglich auf deinem Sperrbildschirm.

Neues Export Feature

Bisher konntest du in Tyme schon projektbezogene Stundenübersichten exportieren. Mit der neuen Exportoption „Tägliche Arbeitszeiten“ kannst du nun auch ein PDF mit Arbeitszeiten und geleisteten Stunden, sowie arbeitsfreien Zeiten exportieren. Als Einzelnutzer oder als Team. Diese neue Exportoption kann dir z.B. als Stundennachweis für deinen Arbeitgeber oder Auftraggeber dienen. Deine Auslastung inklusive Über- und Unterstunden wird hier deutlich. Als Teamleiter kannst du dir einen Überblick über die Auslastung deines Teams verschaffen.

Haben sich deine Arbeitszeiten geändert – z.B. von Voll- zu Teilzeit?

In Tyme kannst du ab jetzt geänderte Arbeitszeiten eintragen. Deine Arbeitszeiten-Historie bleibt unangetastet. Das bedeutet, daß z.B. deine Auslastung oder deine Statistiken nicht im Nachhinein verändert werden. So kannst du Tyme jederzeit an Veränderungen in deinem Arbeitsleben anpassen.

Projekt Dashboard

Wir haben auf dem Projekte Screen das Projekt Dashboard eingeführt. Und das ist neu: Diese Ansicht bietet dir eine Zusammenfassung über den Fortschritt deines Projektes über den gesamten Projektverlauf hinweg.

Du siehst die angefallenen Gesamtstunden, Start und Deadline, verbrauchte vs. geplante Stunden, den Stand der wiederkehrenden Budgets, die Aufgaben mit dem höchsten Stundenverbrauch und wieviel davon bereits abgerechnet bzw. bezahlt wurde.

+Das Projekt Dashboard findest du auf dem Projekte Screen im Aktionsmenü* – per Sekundärklick auf ein Projekt.

Wiederkehrende Budgets

Auf vielfachen Wunsch unserer Tyme Benutzern haben wir außerdem „Wiederkehrende Budgets“ eingeführt.

Wenn du im Rahmen eines Wartungsvertrages beispielsweise einen zeitlichen Rahmen von 20 Stunden pro Monat vereinbart hast, musstest du bisher jeden Monat ein frisches Projekt mit ebendiesem Budget erstellen.

Ab Tyme Version 2023.3 können nun für Projekte und Aufgaben auch täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrende Budgets geplant werden. Wie gewohnt in Stunden oder Euro bzw. einer anderen Währung.

Du legst ein wiederkehrendes Budget im "Bearbeiten"-Dialog eines Projekts fest – per Sekundärklick auf ein Projekt.